Când Mihai Harhată și partenerul lui de afaceri au pornit cu o singură mașină de tricotat, în boxa din subsolul unui bloc, aveau deja un lucru pe care mulți antreprenori la început de drum îl amână: primul angajat. Mica afacere de haine pentru nou-născuți s-a transformat treptat într-un atelier, apoi într-o fabrică — astăzi brandul Pifou produce 15.000-20.000 de articole pe lună și are peste 15 angajați. Momentul în care ai angajat prima persoană, chiar și dintr-o boxă de subsol, e adesea granița reală dintre “fac totul singur” și “construiesc o companie”.
Dacă ai ajuns la acest punct — fie că ești PFA, fie SRL — pasul de la a lucra singur la a avea primul angajat vine cu obligații legale precise: contract înregistrat corect, control medical înainte de prima zi, instruire SSM și PSI documentată, declarații lunare la ANAF. Nu sunt formalități opționale. În acest ghid treci prin fiecare pas, cu termenele și amenzile actualizate pentru 2026, plus perspectiva unui specialist în securitate și sănătate în muncă despre ce anume verifică, de fapt, un control ITM.
Cine poate angaja: diferența dintre PFA și SRL
Înainte de contract, verifică dacă forma ta juridică îți permite să angajezi. Dacă ești PFA, legea îți permite să angajezi maximum trei persoane simultan, fiecare cu contract individual de muncă, potrivit OUG nr. 44/2008 — nu contează dacă lucrează full-time sau part-time, plafonul de trei rămâne. Dacă activitatea ta crește peste acest prag, sau dacă ai nevoie de o echipă mai mare încă de la început, SRL-ul nu are nicio limită legală privind numărul de angajați.
Practic, mulți antreprenori din hub-ul nostru pornesc ca PFA tocmai pentru birocrația redusă, apoi trec la SRL exact în momentul în care depășesc plafonul de trei angajați sau au nevoie de un partener de afaceri cu care să împartă părți sociale. Dacă ești încă la etapa de decizie între cele două forme, ai toate criteriile comparate în ghidul PFA sau SRL în 2026.
Există și o diferență practică, adesea trecută cu vederea, în modul în care se ține contabilitatea odată ce apare un salariat. Un PFA care ține contabilitatea în partidă simplă, eventual chiar titularul, va trebui în continuare să gestioneze corect statul de plată, contribuțiile aferente și declarațiile lunare — nu mai e vorba doar de veniturile proprii, ci de obligații față de o altă persoană. La un SRL, unde contabilitatea în partidă dublă e oricum obligatorie cu un contabil autorizat, adăugarea unui salariat la statul de plată e, de regulă, un proces mai integrat în fluxul contabil existent.
Primul angajat: pașii legali înainte de prima zi de muncă
Contractul individual de muncă (CIM)
Contractul trebuie semnat de ambele părți înainte de prima zi de muncă efectivă, cu fișa postului atașată ca anexă. În contract trebuie să apară clar: data începerii activității, norma de lucru (timp integral sau parțial), durata perioadei de probă, drepturile salariale și beneficiile, persoana față de care salariatul raportează. Perioada de probă poate fi de maximum 90 de zile calendaristice pentru posturile de execuție și de maximum 120 de zile pentru posturile de conducere — în această perioadă, contractul poate înceta prin simplă notificare scrisă, fără preaviz.
Pentru dosarul de angajare ai nevoie, de regulă, de: actul de identitate, CV, dovezile studiilor și eventualele atestate cerute de post, certificatul medical care confirmă aptitudinea pentru muncă și, dacă e cazul, adeverința de la angajatorul anterior. Nu toate documentele se aplică fiecărui post — dosarul se personalizează în funcție de natura activității.
Înregistrarea în REGES-ONLINE — obligatorie din 1 ianuarie 2026
De la 1 ianuarie 2026, vechiul sistem Revisal a fost înlocuit complet de REGES-ONLINE, platforma oficială a Inspecției Muncii prin care angajatorii transmit și gestionează contractele de muncă. Regula de bază pentru primul angajat rămâne aceeași ca la vechiul Revisal, dar acum se aplică integral prin noul sistem: contractul trebuie transmis în registru cu cel puțin o zi lucrătoare înainte ca angajatul să înceapă efectiv activitatea. Dacă noul tău coleg începe marți, tu trebuie să transmiți contractul cel târziu luni.
Transmiterea în aceeași zi în care angajatul se prezintă deja la muncă este tratată de lege drept muncă nedeclarată, chiar dacă intenția ta a fost corectă. Consecințele financiare sunt serioase: netransmiterea la timp a contractului se sancționează cu 20.000 de lei pe persoană, iar munca complet nedeclarată — adică lipsa oricărei înregistrări — poate ajunge la 40.000 de lei pe persoană. Suspendarea unui contract neraportată la timp atrage amenzi de 5.000-8.000 lei, iar datele introduse greșit în sistem, 3.000-5.000 lei. Pentru un antreprenor la prima angajare, cea mai sigură practică e să pregătești și să transmiți contractul cu câteva zile bune înainte de data de start, nu în ultima clipă.
Controlul medical la angajare
Examenul medical de medicina muncii este obligatoriu înainte de angajare — fără fișa de aptitudine completată de medicul de medicina muncii, contractul nu poate produce efecte legale. Costul unui examen inițial se situează, în general, între 100 și 250 de lei, în funcție de clinică și de natura postului, iar controlul se repetă anual, prin control medical periodic. Pentru activități cu risc mai mare (alimentar, producție, manipulare de utilaje), pot fi necesare analize suplimentare specifice postului.
SSM și PSI: obligația pe care antreprenorii o amână cel mai des
Securitatea și sănătatea în muncă (SSM) — cunoscută multor antreprenori sub numele mai vechi de “protecția muncii” — și prevenirea și stingerea incendiilor (PSI) sunt, potrivit Laurei Mircea, Brand Ambassador EHS Consulting, exact domeniile pe care antreprenorii tind să le amâne până apare un control, un incident sau o situație care nu mai poate fi ignorată. Am discutat pe larg despre acest subiect în episodul 12 al podcastului Fabricat în RO, iar concluziile sunt direct aplicabile momentului în care angajezi prima persoană.
Problema principală, spune Laura, nu e reaua-voință a antreprenorilor, ci lipsa de informație: mulți știu că există obligații legale, dar nu știu exact ce trebuie să facă, când, cine e responsabil și ce documente trebuie completate. Iar SSM nu ar trebui privit doar ca o obligație de bifat, ci ca o investiție reală — în siguranța oamenilor, în continuitatea activității și în reputația companiei. Cel mai mare risc pe care antreprenorii îl ignoră, potrivit Laurei, este “dosarul penal” care poate urma unui accident de muncă — dar imediat după, discuția ajunge la un risc și mai important: viața unui om. Într-un eventual accident, se analizează atât dacă angajatorul și-a respectat obligațiile legale, cât și dacă angajatul a urmat instrucțiunile primite.
Din experiența practică descrisă în podcast, cele mai frecvente neconformități SSM întâlnite la controale sunt: fișele de instruire nesemnate (adică instruirea a avut loc, dar documentul care o dovedește nu e completat corect), organizarea insuficientă la punctele de lucru — acces necorespunzător la tablourile electrice, echipamente lipsă sau amplasate greșit, mijloace de primă intervenție PSI insuficiente sau prost poziționate — și, în general, documentație incompletă sau instruiri lipsă. Documentul care lipsește cel mai des dintr-un dosar SSM, potrivit Laurei, este chiar contractul cu un serviciu extern de prevenire și protecție.
Pentru un antreprenor care angajează pentru prima dată, un astfel de serviciu extern poate identifica obligațiile exacte care i se aplică, evalua riscurile specifice activității, pregăti documentația și instruirile necesare și monitoriza conformitatea în timp — fără să elimine, însă, responsabilitatea legală a angajatorului. E un parteneriat, nu o delegare completă. La capitolul PSI, un serviciu extern specializat nu face de obicei direct verificarea tehnică sau reumplerea stingătoarelor, dar identifică nevoile, face recomandări, ghidează responsabilul intern desemnat și indică furnizori specializați pentru intervențiile tehnice.
Un control ITM, spune Laura, verifică în esență dacă situația reală din companie corespunde documentației existente — “ori le ai, ori nu le ai”. Iar costul lipsei de organizare SSM nu se rezumă la amenzi: intră aici și timpul pierdut, întreruperea activității, relația cu angajații și cu partenerii și, în cazuri grave, gestionarea unui incident real. Un beneficiu mai puțin cunoscut al digitalizării în acest domeniu — platforme care gestionează documentele, instruirile și semnăturile digital — este că poate reduce costurile administrative legate de SSM cu până la 50%, în funcție de cât de bine e folosită platforma. EHS Consulting, compania Laurei, folosește chiar o platformă proprie cu componente de inteligență artificială pentru gestionarea documentelor, instruirilor și semnăturilor digitale, iar compania are o prezență puternică în zona Moldovei — județe precum Iași, Botoșani, Piatra Neamț și Vaslui — cu obiectivul declarat de a ajunge la cât mai mulți antreprenori din România, inclusiv prin parteneriate în alte regiuni.
Pentru un antreprenor la prima angajare, concluzia practică a discuției cu Laura Mircea e simplă: nu trata SSM și PSI ca pe o formalitate de bifat după ce angajezi, ci ca pe o parte din procesul de angajare în sine, la fel de importantă ca semnarea contractului sau înregistrarea în REGES-ONLINE. Documentele SSM nu ar trebui să existe doar pentru un eventual control — ar trebui să existe pentru ca oamenii să fie în siguranță și afacerea să funcționeze corect, indiferent dacă ai un singur angajat sau cincisprezece.
Cât te costă, de fapt, un angajat
Salariul minim brut pe economie crește la 4.325 de lei începând cu 1 iulie 2026, față de 4.050 de lei anterior — o creștere de aproape 6,8%. Pentru angajat, asta înseamnă un salariu net de aproximativ 2.699 de lei (față de 2.574 de lei anterior), în condițiile în care suma neimpozabilă lunară scade de la 300 la 200 de lei. Pentru tine, ca angajator, costul total lunar pentru un salariat plătit la minimul pe economie ajunge la aproximativ 4.418 de lei, incluzând contribuțiile datorate de angajator — o creștere de circa 284 de lei față de nivelul anterior.
La acest cost salarial se adaugă obligațiile declarative: Declarația unică 112, care centralizează impozitul pe venit și contribuțiile sociale, se depune lunar până pe data de 25 a lunii următoare, odată cu plata efectivă a sumelor datorate. Nu uita nici de concediul de odihnă — minimum 20 de zile lucrătoare plătite pe an, care înseamnă, practic, aproape o lună de salariu fără activitate productivă directă, dar pe care trebuie să o incluzi în calculul tău de cash-flow încă din faza de plan de afaceri.
Dacă bugetul e strâns chiar în perioada în care vrei să faci prima angajare, verifică dacă te încadrezi la vreunul din programele descrise în ghidul nostru despre fonduri europene și Start-Up Nation 2026 — o parte din aceste finanțări nerambursabile pot acoperi inclusiv costuri salariale pentru primii angajați, în funcție de condițiile fiecărui apel.
Când ești, de fapt, pregătit să angajezi
Semnul cel mai clar că e momentul potrivit nu e volumul de muncă din săptămâna curentă, ci un tipar care se repetă lună de lună: refuzi comenzi pentru că nu ai capacitate, lucrezi constant peste program doar ca să prinzi termenele, sau anumite activități cu valoare mare (relația cu clienții, dezvoltarea de produs) sunt sacrificate în favoarea sarcinilor operaționale pe care oricine instruit le-ar putea prelua. Dacă acest tipar apare izolat, într-o lună aglomerată, probabil nu ai nevoie încă de un angajat permanent — poate ai nevoie de un colaborator PFA plătit pe proiect sau de externalizarea unei activități punctuale.
Un test simplu, folosit frecvent în planificarea financiară a afacerilor mici: calculează cât te costă lunar, în timp pierdut sau comenzi refuzate, faptul că lucrezi singur, și compară suma cu costul total lunar al unui salariat — aproximativ 4.418 de lei la nivelul minim pe economie, plus taxele indirecte descrise mai sus. Dacă prima cifră depășește constant costul angajării, ai deja un argument financiar solid, nu doar unul de confort. Exact acest tip de calcul ar trebui să apară și în proiecțiile tale financiare, alături de costurile fixe și marja de profit, așa cum arătăm în planul de afaceri pentru micii producători.
Cum găsești și selectezi prima persoană din echipă
Recrutarea pentru primul post dintr-o afacere mică diferă de recrutarea într-o companie mare: nu ai de obicei un departament HR, iar candidatul va lucra direct lângă tine, adesea pe activități pe care le-ai făcut chiar tu până acum. Câteva repere practice, valabile indiferent de domeniu:
- Scrie o fișă a postului reală, nu generică. Enumeră sarcinile exacte pe care le preia noul angajat din activitatea ta curentă, nu doar un titlu de post. Candidații potriviți pentru afaceri mici caută claritate, nu formulări vagi de tipul “diverse activități administrative”.
- Publică anunțul acolo unde e deja publicul tău potrivit. Pentru posturi operaționale locale, grupurile de comunitate și rețeaua directă de cunoștințe funcționează adesea mai bine decât platformele naționale de joburi. Pentru posturi care cer competențe digitale, platformele specializate au sens.
- Testează, nu doar intervieva. O probă practică scurtă — o sarcină reală din activitatea zilnică — îți spune mai mult despre potrivire decât un interviu de 30 de minute, mai ales pentru roluri operaționale sau de producție.
- Fii transparent despre perioada de probă. Explică de la interviu că primele 90 de zile (sau 120, pentru un rol de conducere) sunt o perioadă de evaluare reciprocă — pentru candidat, la fel de mult ca pentru tine.
Odată ce ai candidatul potrivit, revii la pașii legali de mai sus: fișa de aptitudine, contractul, înregistrarea în REGES-ONLINE și instruirile SSM/PSI, toate înainte de prima zi efectivă de muncă.
Primele săptămâni contează la fel de mult ca actele semnate. Rezervă timp dedicat pentru prima zi — nu doar instruirea SSM obligatorie, ci și o explicație clară a fluxului de lucru, a instrumentelor folosite și a persoanei căreia i se adresează în caz de nelămuriri. Pentru un antreprenor obișnuit să facă totul singur, cea mai frecventă greșeală din prima lună e delegarea insuficientă: angajezi pe cineva, dar continui să faci tu sarcinile pe care ar trebui să le preia treptat noul coleg, ceea ce anulează practic beneficiul financiar al angajării descris mai sus.
Checklist practic: de la decizie la prima zi de muncă
Înainte să anunți candidatul câștigător, parcurge pe rând:
- Verifică dacă forma ta juridică (PFA — maximum trei angajați, sau SRL — fără limită) îți permite angajarea planificată.
- Stabilește fișa postului, norma de lucru și perioada de probă (maximum 90 de zile pentru execuție, 120 pentru conducere).
- Programează și obține fișa de aptitudine de la medicina muncii, înainte de prima zi de lucru.
- Redactează și semnează contractul individual de muncă, cu toate elementele obligatorii.
- Transmite contractul în REGES-ONLINE cu cel puțin o zi lucrătoare înainte de data începerii activității.
- Pregătește și documentează instruirea introductivă generală de SSM și instruirea pentru situații de urgență (PSI), cu fișe de instruire semnate.
- Verifică dacă ai nevoie de un contract cu un serviciu extern de prevenire și protecție — mai ales dacă activitatea implică puncte de lucru multiple sau riscuri specifice.
- Informează angajatul cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și deschide dosarul personal de personal.
- Notează în calendar termenul de 25 ale lunii următoare pentru Declarația 112.
Întrebări frecvente despre primul angajat
Un PFA poate angaja salariați?
Da, un PFA poate angaja maximum trei persoane simultan, fiecare cu contract individual de muncă, potrivit OUG nr. 44/2008. Nu contează dacă angajările sunt cu normă întreagă sau parțială — plafonul de trei rămâne valabil. Pentru echipe mai mari, ai nevoie de o SRL.
Unde găsesc un contract de muncă model corect pentru 2026?
Cel mai sigur punct de plecare este un model actualizat conform Codului Muncii, verificat de un consultant sau un avocat specializat în dreptul muncii — clauzele obligatorii (durata, norma, perioada de probă, drepturile salariale) diferă ușor de la un tip de contract la altul (determinat, nedeterminat, cu timp parțial), iar o greșeală în aceste clauze poate genera exact tipul de neconformitate pe care un control ITM îl caută.
Ce se întâmplă dacă întârzii înregistrarea în REGES-ONLINE?
Dacă angajatul începe efectiv activitatea înainte ca tu să fi transmis contractul în sistem, situația e tratată drept muncă nedeclarată. Netransmiterea la timp se sancționează cu 20.000 de lei pe persoană, iar lipsa completă a înregistrării poate ajunge la 40.000 de lei pe persoană.
Am nevoie de instruire SSM chiar dacă am un singur angajat?
Da. Instruirea introductivă generală și instruirea pentru situații de urgență sunt obligatorii indiferent de numărul de angajați, iar cea mai frecventă problemă găsită la controale, potrivit specialiștilor EHS Consulting, nu e lipsa instruirii în sine, ci fișele de instruire nesemnate sau incomplete.
Pot să fac singur documentația SSM sau am nevoie de un serviciu extern?
Legal, poți gestiona o parte din obligații intern, mai ales dacă ai o singură locație și activitate cu risc redus. În practică, majoritatea antreprenorilor la prima angajare nu au timpul sau expertiza necesară pentru a identifica toate obligațiile aplicabile, motiv pentru care contractul cu un serviciu extern de prevenire și protecție este, potrivit specialiștilor EHS Consulting, documentul care lipsește cel mai des dintr-un dosar SSM. Serviciul extern nu preia responsabilitatea legală a angajatorului — rămâne un parteneriat, nu o delegare completă.
Cât costă, în total, primul angajat plătit la salariul minim?
De la 1 iulie 2026, costul total lunar suportat de angajator pentru un salariat plătit la minimul pe economie este de aproximativ 4.418 de lei, incluzând salariul brut de 4.325 de lei și contribuțiile datorate de angajator. La acest cost se adaugă, punctual, costul controlului medical inițial (100-250 lei) și eventualele costuri cu un serviciu extern de SSM.
Concluzie
Primul angajat marchează, de multe ori, momentul în care o afacere de o singură persoană devine o companie propriu-zisă — exact tranziția pe care au trăit-o și fondatorii Pifou, de la o boxă de subsol la o echipă de peste 15 oameni. Diferența dintre o angajare care pornește curat și una care generează probleme stă, aproape întotdeauna, în detaliile administrative: contractul transmis la timp în REGES-ONLINE, controlul medical făcut înainte de prima zi, fișele de instruire SSM semnate corect. Niciuna dintre aceste obligații nu e complicată în sine — dar toate cer să fie făcute la timp, nu după ce apare un control sau, mai rău, un incident.
Dacă ești încă la etapa de a-ți valida ideea de afacere înainte să te gândești la o echipă, pornește de la ghidul nostru cu idei de afaceri mici în România, iar dacă ai deja o activitate și vrei să pui totul pe hârtie înainte de a crește echipa, planul de afaceri pentru micii producători îți arată exact cum să incluzi costurile cu personalul în proiecțiile tale financiare.
